Ensayo sobre los desafíos de un Director de proyectos con un equipo de teletrabajo

En las empresas multinacionales, el teletrabajo está sumamente integrado por distintas razones. Una de ellas es la diferencia de horarios. Es decir que una empresa multinacional que tiene operaciones en varios países como Filipinas y Costa Rica por ejemplo, donde existen 14 horas de diferencia entre ambas, necesitará optar por las mejores condiciones y comodidad para sus empleados para ejecutar reuniones y alcanzar objetivos. En mi caso particular, puedo dar fe de que esto se convierte en un beneficio, cuando no existe la urgencia o necesidad de estar en una oficina para tener una reunión si se tienen las herramientas correctas. Esto sumado a lo que implica desplazarse en horas de transito pesado para llegar a ella.

Existen muchas ventajas en cuanto al teletrabajo. Entre ellas se podrían mencionar: la comodidad para el empleado de poder trabajar desde su casa, la contribución al medio ambiente al no tener que transportarse generando contaminación y emisión de gases, el ahorro en combustible, la disminución de riesgos de accidentes de tránsito, el ahorro de electricidad y recursos energéticos a la empresa, el ahorro de tiempo de desplazamiento para el empleado, entre otras.

En cuanto a los desafíos de un Director de proyectos que maneje un equipo que no se encuentra físicamente cerca de él también encontramos varios.

Primeramente, el hecho de que el equipo de trabajo este lejos de su jefe implica una falta de convivencia física que disminuye la posibilidad de conocer más a fondo a las personas dentro de un marco de lenguaje corporal, actitudes, expresiones que podrían ser importantes para el desarrollo del mismo equipo. Por otro lado, existe la posibilidad de atrasar ciertas actividades/reuniones si se presentaran problemas técnicos o de red. El hecho de tener un problema con una aplicación puede afectar reuniones si el equipo se encuentra lejos. Existe también el riesgo de que baje el rendimiento del equipo si no se tiene un control efectivo de las tareas y tiempos de duración que cada miembro requiere en cada una de ellas. Muchas veces el hecho de estar en usos horarios diferentes podría llegar a ser conflictivo si no se tiene la coordinación adecuada.

Mi jefe y equipo de trabajo están en New York, tenemos reuniones grupales 3 veces por semana y todas ellas son por teléfono y con apoyo visual de un “escritorio compartido” en el cada uno puede ver lo que el líder está realizando en su computadora. Por otro lado existen también herramientas muy efectivas como lo son el chat y por supuesto el correo electrónico.

En Costa Rica y dentro de mi misma empresa/centro de trabajo he visto una resistencia al teletrabajo por parte de los jefes locales, no por las comodidades que representa, sino por el abuso que algunos empleados le han dado. En este sentido creo que se tiene que trabajar en la mentalidad primero y en el establecimiento de reglas, medición de rendimiento y supervisión de cumplimiento de objetivos para así poder posicionar al teletrabajo como una forma efectiva en donde el resultado sea ganar-ganar.

 Conclusiones

Tener las herramientas y condiciones tecnologías ideales es clave para que se mantenga un teletrabajo efectivo. A su vez, el cambio cultural y organizacional con miras a la inmersión en la globalización es imprescindible para que se pueda dar el teletrabajo.

La existencia y posibilidades de participar del teletrabajo permiten que se desarrolle sentido de independencia y responsabilidad por parte del empleado, generando a su vez confianza por parte del jefe hacia el empleado.

Recomendaciones

Se recomienda entonces cerciorarse de tener las condiciones tecnológicas y herramientas adecuadas para que los empleados puedan ser participes del teletrabajo. Posteriormente, asegurarse de que los empleados sean capaces de manejarlas sin dificultad.

Si se busca la eficiencia en cuanto al alcance de objetivos, tenemos que estar atentos a cómo se puede combinar la eficacia en el cumplimiento de metas con la comodidad del empleado y entonces sacarle el mayor provecho al teletrabajo.

 Ensayo y Mapa Conceptual: Capitulo 9 PMBOK – Capitulo 9 "Director de proyectos" (Pablo Lledó)

 Ensayo:

 Los Recursos Humanos de una empresa son el motor de la misma. El recurso humano a diferencia de una herramienta,  está conformado por un paquete de emociones, estado de ánimo, experiencias, traumas, herencia genética, condiciones físicas, psicológicas, situacionales, motivacionales, existenciales y por un sin fin de características que lo llevan a merecer un trato diferente al de cualquier objeto inerte.

En el ambiente de manejo de proyectos y específicamente en el área de Recursos Humanos, tanto el PMBOK como el libro: “Director de Proyectos” de Pablo Lledó, proveen buenas pautas para atinarle al éxito en cuanto al manejo del equipo. Ambos son complementarios el uno del otro; Lledó deriva el contenido de su capítulo 9 del PMBOK; su libro funciona como un manual más colorido, si se puede llamar así, en cuanto a las buenas prácticas y uso de herramientas que el PMBOK nos expone.

El PMBOK como bien denota su estructura, puntualiza 3 grupos o paquetes: entradas, herramientas y técnicas, así como las salidas que se deberán obtener en el desarrollo de las diferentes áreas y procesos. Además es un manual que se enfoca más en  indicar qué hacer. Lledó por su parte, resume de manera más simplista estas buenas prácticas y herramientas para enfocarse más en decir cómo se podría hacer.

En ambos manuales se tocan temas de equipos virtuales, tele trabajo y diferencias de usos horarios. Estos temas son importantísimos y a la vez muy actuales, ya que en medio de la evidente globalización, no queda más que adaptarse al cambio de la mano de la tolerancia y la tecnología. La coyuntura actual no solo representa cambios constantes en el ambiente;  el ser humano vive en constante cambio y competencia con los demás y con si mismo. Existen a disposición importantes recursos como lo son los medios de comunicación virtual. El hecho de poder interactuar con personas de diversos criterios en momentos y espacios diferentes es simplemente maravilloso.

Existen también retos. El hecho de lidiar con distintos pensamientos y temperamentos diariamente en un equipo de trabajo es uno de ellos. El PMBOK, así como también Lledó, nos hablan de la importancia de definir roles, responsabilidades y habilidades, y para ello el líder necesita conocer a su equipo para posteriormente utilizar alguna matriz que le permita documentar y controlar lo anterior .Por otro lado, el PMBOK ejemplifica escenarios de negociación en cuanto a adquisiciones y opciones de contrato de personal; para esto el líder debe de desarrollar ciertas cualidades que le permitan lograr su cometido. Es importante que el líder se conozca a si mismo para saber cuales son sus fortalezas y debilidades ya su vez trabajar en ellas para así poder ser ejemplo y tener el derecho de pedir lo que el también da. La relación de este con su equipo debe de caracterizarse por una buena comunicación, capacidad de capacitación, motivación y retro alimentación constante.

Pabló Lledó proporciona herramientas y teorías expuestas por otros autores, ayudando a mostrar de manera ecléctica (debido a que no se centra una sola herramienta/teoría), las acciones que idealmente se deberían de tomar. Esto demuestra también la fusión de buenas prácticas que se puede realizar con toda libertad, las diferentes alternativas a escoger y la evidencia de que no existen recetas para el éxito. El éxito depende de qué tanto un líder de proyectos pueda armonizar las herramientas, su inteligencia emocional, manejo de si mismo y mas allá, persuasión de un equipo de trabajo que idealmente dará buenos frutos a raíz de todo lo anterior.